Archiv vom April 2003
Aus der Zeitschrift isreport zitiert:

Wöchentliches Update für mehr Kundenzufriedenheit Planung verschifft frische Früchte

Unternehmen wie Dole sorgen dafür, dass Verbraucher das ganze Jahr überBananen, Ananas, Grapefruits oder Trauben kaufen können. Damit bei über 1 200 Frischfruchtartikeln Angebot und Nachfrage auch bei markt- oder anbaubedingten Angebotsschwankungen ausgeglichen sind und Lieferungen garantiert werden, ist der Einsatz eines professionellen Planungstools notwendig.

Bis vor einigen Jahren agierte Dole schwerpunktmäßig als Importeur mit dem Hafen als Endpunkt der Vermarktung. Großhandelsorganisationen sorgten für Vertrieb und Distribution. Dieses Geschäftsmodell hat sich aber mit der Bündelung der Nachfrage im Einzelhandel geändert. Heute agiert Dole als Vermarktungsunternehmen und liefert die Produkte – Dole unterhält weltweit die größte Kühlschiffflotte – nach Europa über die Eingangshäfen Antwerpen, Rotterdam oder Hamburg bis zum jeweiligen Distributionszentrum des Einzelhandels. Von dort übernehmen die Kunden die Weiterverteilung in die Supermärkte und Geschäfte.

Wegen dieser strukturellen Veränderungen im Markt setzt Dole weltweit das Enterprise- Resource- Planning(ERP)-System World von J.D.Edwards ein, das 2001 auch bei Dole Fresh Fruits in Hamburg erfolgreich eingeführt wurde.

Anforderungen für ein Spot Market Business

„Die Anforderung, darüber hinaus noch in spezielle Software zu investieren, ergab sich aus den Bedingungen des Obst- und Gemüsemarktes – ein Spot Market Business, bei dem die naturabhängig stark steigenden beziehungsweise fallenden Preise sowie die nicht immer kalkulierbaren Angebotsmengen in den Griff zu bekommen waren“, beschreibt Torsten Spill, Sales Manager bei Dole Fresh Fruit Europe die Ausgangssituation in der Hamburger Niederlassung.

In Nordeuropa bedient Dole rund 400 Kunden mit knapp 1000 Lieferstellen. An Kundenwünschen ist alles vorhanden: Von kurzfristigen Anfragen nach Verfügbarkeit der Ware heute oder zu einem späteren Zeitpunkt bis hin zu langfristigen Geschäften mit einzelnen Artikeln, bei denen Dole eine Jahresverpflichtung an Liefermenge hat. Das System muss also das gesamte Spektrum der Handelsanforderungen abbilden und handhaben können: Eine auf Basis der Jahreskontrakte geplante und abzuwickelnde Menge ebenso wie das Tagesgeschäft mit großen und kleinen Mengen wie Einzelpaletten oder gar Einzelkartons.

Am Anfang steht wie immer Excel ...

Die Informationstechnologie bei Dole war diesen speziellen logistischen Planungs-anforderungen nicht gewachsen. Die Planung der Distribution war über Excel-Spreadsheets sehr aufwändig und zeitintensiv, ein verlässlicher Planungsinput war nur sehr schwer zu generieren. Die Mitarbeiter mussten die für ihre tägliche Arbeit wichtigen Informationen daher erst langwierig aufbereiten. Spill: „Dieser Vorgang war natürlich sehr fehleranfällig. Die Informationen waren teilweise nicht aktuell, teilweise redundant und nicht homogen. Für die gesamte rollierende Absatzplanung war ein zu hoher manueller Aufwand erforderlich. Diese Informationsverarbeitung erhöhte zudem die Prozesskosten und führte zu sehr langen Reaktionszeiten auf Marktveränderungen.

Um dem ein Ende zu bereiten und die Entscheidungssicherheit im Warengeschäft zu gewährleisten, haben wir ein grundlegend neues Planungskonzept initiiert, das sämtliche Dole- Spezifika berücksichtigte.“ Die Verantwortlichen bei Dole suchten daher im Herbst 2001 nach einem besseren System. Anbieter wie J.D. Edwards offerieren zwar interessante Ansätze, aber: „Die Planungstools in deren Standard-Paketen sind für unser Unternehmen zu komplex und unflexibel und bedeuteten eine zu große Herausforderung bei der Implementierung und Anpassung an unsere Erfordernisse“, so Spill.

... am Ende war es SMC

Ende 2001 fiel die Auswahlentscheidung zugunsten der Systemlösung Sales and Marketing Controlling SMC von MAcS. SMC basiert auf einer integrierten Datenbank, die es ohne Programmierung erlaubt, Planungsdaten zu verwalten, zu analysieren und darzustellen. Aufgrund seiner Bedienerfreundlichkeit sind die Kosten für die Ausbildung der Mitarbeiter und die Wartung der Anwendung gering. Die Implementierung wurde nach sechs Wochen am 1. April 2002 abgeschlossen.

Die hohe Anzahl von planungsrelevanten Artikeln und Artikelgruppen sowie die leichte Verderblichkeit der Ware stellten spezielle Anforderungen an das Planungsmodell. Der Planungsprozess bei SMC ist dabei so gestaltet, dass aufgrund strategischer Vorgaben (Top-Down der Lieferverpflichtungen) ein Abgleich mit den Einschätzungen der Fruchthändler (Bottom-Up der erwarteten Erntemengen) vorgenommen werden kann. Bei SMC kann man auf jeder gewünschten Hierarchiestufe Plandaten eingeben oder Auswertungen (Reports) abrufen. Für die Bottom-Up-Planung kann es etwa erforderlich sein, für bestimmte Produkte auf der untersten Ebene die Preise und Mengen zu beplanen.

Wöchentliches Update

Durch die Aufbereitung der Stamm- und Bewegungsdaten der vergangenen Jahre konnte die Dole-Kernforderung, Vergangenheitswissen für die Planung nutzbar zu machen, erfüllt werden. Mit Hilfe der intelligenten Kopierfunktion per Mausklick kann ein „Planungs-Rohling“ erstellt werden, in den die Vorjahresdaten in die Planmaske kopiert werden. Die Ist-Daten des Vorjahres werden so als Basis für die analytische Planung herangezogen.

Auf die gleiche Art können auch beliebig viele Ergebnis-Simulationen erstellt werden, so etwa bei unerwarteten Ernteausfällen durch Klimaeinflüsse (führt zu Preiserhöhungen) oder umgekehrt, wenn die Ernte überreich ausgefallen ist (führt zu Preisnachlässen für Sonderaktionen des Handels).

Bei Dole wird auf Basis der Vorjahreserfahrungen wöchentlich ein Planungsdurchlauf gestartet und die Ernteschätzungen der verschiedenen Produktionsstandorte in Übersee in den nächsten sechs his acht Wochen sowie die normale Verschiffungszeit von circa zwölf bis 18 Tagen mengenbezogen auf die Kunden herunter gebrochen. Diese Planinformationen werden täglich an die Disposition übergeben und ermöglichen dem Fruchthändler, einen tagesgenauen Auslieferungsplan zu erstellen.

Dazu Sales Manager Spill: „Durch die Integration von Umsatzplanung, vertrieblicher Absatzplanung und logistischer Mengenplanung in einem Planungsmodell lässt sich schon jetzt erkennen, dass es allein durch die Zeitersparnis für Aufbereitung und Verteilung der Lieferdaten sowie die Bewertung der Absatzprognosen und die Simulation von Veränderungen und Risiken einen positiven Return-on-Investment gibt. Die Projektkosten haben sich bereits zum großen Teil amortisiert – dabei haben wir den qualitativen Aspekt in unserer Kundenbetreuung noch gar nicht bewertet: Die Integration der bislang voneinander losgelösten Planungen in einem Planungsmodell bringt Planungssicherheit, Schnelligkeit und Effizienz und somit größere Kundenzufriedenheit.“

Volker A. Holzapfel